Cela fait maintenant plusieurs semaines que les entreprises, leurs collaborateurs mais également les locataires vivent un semi-confinement. L’équipe de Fidimmobil Lausanne SA à Renens est toujours présente et active pour le bien-être des locataires, et donc des propriétaires. Mais, évidemment, beaucoup de choses ont changé.

1. Globalement, la situation dans les bâtiments locatifs dont nous avons la responsabilité à grandement évolué.

=> Qu’est-ce qui a vraiment changé?
Avec du recul, nous avons eu passablement plus de monde en même temps dans les locatifs qu’habituellement. Il en résulte que, socialement, l’alchimie via l’environnement a été modifiée. Les installations CVSE étant particulièrement sollicitées, il a fallu rapidement mettre en place avec nos partenaires des solutions de piquet et instaurer des directives de sécurité conformes aux règles de l’OFSP. Aujourd’hui, à mi-mai 2020, cela semble évident, mais au moment des premières mesures officielles communiquées en mars il a fallu être réactif et imaginatif.

Nous avons heureusement des techniciens fiables et des locataires compréhensifs avec lesquels nous avons toujours pu dialoguer et trouver des solutions pragmatiques.

La gestion des déchets, les nettoyages avec les produits adéquats, la consommation d’eau chaude et le «vivre ensemble» ont été les aspects les plus sensibles les dernières huit semaines.

2. Beaucoup de secteurs souffrent; nous avons dû adapter la gestion des locatifs mais également le back office. Pas si simple de concilier les deux.

=> Comment nous sommes-nous organisés?
En effet, avec l’application des directives sanitaires, nous avons fermé «physiquement» au public notre réception afin de protéger notre clientèle et nos collaborateurs. Mais, assurer le quotidien est resté une priorité absolue sans aucunes interruptions. Notre entreprise a déjà, depuis presque une décennie, opté pour une gestion électronique des documents et nous avons des locaux agréables qui permettent à nos collaborateurs d’accueillir sur rendez-vous nos clients (propriétaires et locataires) en toute sécurité.

Alors que beaucoup ont opté pour un télétravail complet, nous avons préféré une alternance des équipes matin/après-midi afin de conserver une présence sur site. Notamment, pour la signature des baux à loyers et l’organisation physique de la transmission des clés ainsi que des dossiers pour les états des lieux des locataires.

Les nettoyages stricts des locaux sont également devenus quotidiens, avec une désinfection soignée des éléments de contacts, mais également des semelles des chaussures à l’entrée des bureaux et une prise de température laser volontaire si nécessaire.

Nous avons également eu un grand nombre de suivis de chantier et/ou d’assemblées qu’il a fallu gérer à distance avec des moyens techniques de visioconférence. A cet effet, nous avons encore amélioré notre infrastructure avec notre partenaire informatique, notamment avec des webcams HD intelligentes. Nous sommes donc également prêts pour les semaines à venir.

3. Les visites techniques, les états des lieux et toutes les interactions avec les propriétaires et les locataires s’organisent différemment mais il est déterminant de poursuivre ses contacts privilégiés.

=> Comment est-ce que cela se passe concrètement?
Oui, parfaitement, et c’est là que je suis le plus fier de notre organisation. Comme exprimé, la priorité absolue a été de ne pas interrompre nos processus. Grâce à un groupe de travail interne, nous avons immédiatement instauré des protocoles de suivi. En priorité, les états des lieux contradictoires qu’il a fallu organiser afin de conserver les distances de sécurité et renforcer avec le port d’un masque de protection. Faire un état des lieux d’un deux pièces avec un locataire entrant, sortant et le gérant d’immeubles demande une organisation particulière pour le faire en sécurité (stylo unique, désinfection des clés). Nous avons également continué sur rendez-vous des mises en valeur importantes, en accord avec nos clients propriétaires, et malgré la situation et des adaptations strictes il a été possible de conclure des baux après des visites. Le suivi a donc été assuré, bien entendu différemment mais convenablement en accord avec les normes préconisées.

Pour le suivi des chantiers en cours, il a également été possible de les assurer en suivant les nombreuses recommandations de la SUVA et de la FVE. Le principal souci a été le retard de certaines fournitures du second œuvre, mais dans la grande majorité des cas, nous étions prêts au bon moment. Encore une fois, je suis très fier de nos équipes, mais j’ai également pu constater que nos techniciens qualifiés (maîtres d’états) étaient également bien préparés même dans des cas d’urgence comme un dégât d’eau en plein confinement… Et ceci en garantissant les normes de l’OFSP.